1. 문서보관 기준
| 보관 대상 | 보관 시작일 | 비고 |
|---|---|---|
| 결과보고 연구과제 | 1) 결과보고 승인일 2) 품목허가일 |
- 무상보관기간(=최소보관기관) : 보관시작일 기준 3년 - 최대보관기간 : 상한 없음 |
2. 문서보관을 위한 ARIS(서울아산병원 통합연구관리시스템) 이용 안내
- ARIS 접속(주소 : https://aris.amc.seoul.kr) → 임상시험 → 문서보관
- 자세한 이용방법은 첨부파일 ARIS(서울아산병원 통합연구관리시스템) 매뉴얼 참고
3. 문서보관 프로세스 (무상보관만 희망시에는 (2), (3) 생략)
(1) IRB 결과보고 승인
(2) 문서보관료 입금
가. 문서보관료 : 과제당 22,000원/월(VAT 포함, 총 연구비와 별도)
예) 총 15년 보관시(무상 3년, 유상 12년) 문서보관료
= 22,000원 x 12개월 x 유상 12년 = 3,168,000원 (보관료 = 2,880,000원, VAT = 288,000원)
나. 입금계좌 : KEB 하나은행 253-890022-36405, 외환은행 175-13-02491-6 (예금주 : 서울아산병원)
※ 상기 두 계좌는 동일한 계좌이며, 연구비 입금 계좌와도 동일하나 연구비와는 별개로 입금하여야함
(3) (ARIS) 문서보관료정산신청
가. 세금계산서 발행을 위하여 사업자등록증 첨부(필수)
나. 영수용 세금계산서만 발행가능 (청구용 세금계산서 발행 불가)
다. 신청일의 전월 세금계산서 발행은 불가함 (예 : 3월에 신청시 2월자 세금계산서 발행불가)
라. 세금계산서 미발행(해외입금 등)의 경우도 문서보관료정산신청 필수
마. 정산신청 처리는 월 2회(15일, 25일) 진행하며 25일에 신청 마감
(4) (ARIS) 문서보관신청
가. 문서보관기간 검토를 위하여 과제 계약서 첨부(필수, 단 IIT는 첨부 생략)
나. 요청하는 문서보관기간이 계약서와 상이할시는 계약서 대신 공문 필요 (첨부 파일 참고)
(5) (ARIS) PI 승인
(6) 연구코디네이터가 문서보관담당자에게 연락
(7) 담당자가 계약서 또는 공문 검토 후 문서보관신청 접수
(8) 문서 박싱 후, 문서이관 (이관시 접수증 출력하여 담당자에게 제출)
4. 문서보관 박싱 방법
- 문서보관신청 접수가 되면 문서보관 전용 박스(무료) 수령 가능
· 수령 장소 : 아산생명과학연구원 융합연구관 2층 연구지원팀 사무실
· 70mm 바인더 기준, 박스당 약 4~5개 바인더 보관 가능
· 박스의 모든 면이 평평하게 조립해야 하고, 박스의 양쪽 손잡이가 뚫려 있어야함
(박스 하단에 그려진 조립 방법 참고)
- 박스라벨지 (ARIS 문서보관신청 화면에서 출력하여 박스 정면에 부착)
· 라벨지가 박스에서 떨어지지 않도록 스티커형/풀로 라벨지 부착 후, 라벨지 4면에 테이핑
5. 기간연장, 폐기, 열람/대출 신청
- 문서보관기간이 만료되기 한달 전에 의뢰사는 문서의 연장보관, 폐기 여부를 선택하여야함
- 기간연장 : 연장보관료 입금 후 문서보관료정산신청 및 문서보관신청(기간연장)
- 폐기 : 문서보관신청(폐기), 문서폐기를 요청하는 공문 첨부 필수(IIT는 공문 생략)
- 열람/대출 : 문서보관신청(열람/대출), 희망 일자 최소 1주일 전에 담당자에게 유선연락 필요
6. 공문
(1) 요청하는 문서보관기간이 계약서와 상이할 경우는 반드시 공문이 필요합니다.
(계약서에 문서보관기간이 명시가 안되어 있는 경우도 포함)
(2) 공문은 의뢰사 양식에 맞게 작성합니다.
(3) 공문의 수신과 참조는 아래와 같이 합니다.
수신 : 서울아산병원, 참조 : 서울아산병원 임상시험센터
(4) 공문의 내용은 자유롭게 작성하되, 과제의 기본적인 정보와 요청내용을 포함하여야 합니다.
예) IRB No, 과제명, 연구책임자 등
(5) 공문에는 요청하는 문서보관기간은 구체적으로 명시해야 합니다.
예) 총 OO년 보관(20XX-XX-XX ~ 20YY-YY-YY, 무상 A년, 유상 B년)을 요청함.
(6) 공문 초안(Draft)이 작성되셨으면, 직인을 날인 받으시기 전에
반드시 문서보관 담당자 이메일로 공문 초안을 전달하여 검토 요청을 하셔야 합니다.
7. 문서보관담당자
연구지원팀 정태화(02-3010-4104 / archiving@amc.seoul.kr)